MANEJO DE DIAPOSITIVAS

Cuando decidimos comenzar a crear una presentación lo primero que hacemos es abrir la herramienta PP. Algunos programas PP al abrirse están configurados de forma tal que aparece un cuadro de diálogo que brinda la opción:
Escoger distintas plantillas de diseño, contar con un asistente de contenido, abrir un archivo existente, “No volver a mostrar este cuadro de dialogo”
En el caso de tildarse la última afirmación, en la próxima apertura de la herramienta no aparece el cuadro de diálogo.
Si se desea restaurarlo se sigue la secuencia: Herramientas, opciones, ver, tildar cuadro de diálogo.

Comenzar un trabajo desde cero.
En el caso que al abrir PP no tenemos el cuadro de dialogo, comenzaremos desde cero y para ello tenemos que abrir una diapositiva nueva. La secuencia de comandos es:
Barra de menú – Archivo - nuevo. Panel de tareas - presentación en blanco
En este momento habrá que elegir el tipo de diseño de la diapositiva para ello se tomará en cuenta el:
Diseño de texto
Diseño de objetos
Diseño de textos y objetos
Otros Diseños
Estas opciones aparecen en el panel de tareas.

Insertar una diapositiva
En el caso de necesitar agregar diapositivas se pueden seguir varios caminos para obtener resultados similares por ejemplo:
Accionando simultáneamente las teclas ctrl. + m
Barra de formato, botón nueva diapositiva
Barra de menú, insertar, nueva diapositiva
Área de esquemas, pestaña Diapositivas, selecciono la diapositiva anterior a la que quiero agregar y luego acciono la tecla “enter”

Eliminar una diapositiva
Nos ubicaremos en la pestaña de mini diapositivas en el Área de esquemas, seleccionamos con botón izquierdo del Mouse la diapositiva a eliminar y luego accionamos la tecla “supr.” o bien el botón derecho del Mouse, se abre un menú y selecciono “eliminar”
Otra tercera opción es, una vez seleccionada la diapositiva, Barra de menú, edición, eliminar diapositiva.

Modificarla secuencia de las diapositivas
Cuando observamos todas las diapositivas en conjunto, muchas veces puede surgir la necesidad de cambiar el orden en que aparecen, en la presentación, las diapositivas. Para realizar esta tarea:
Nos posicionamos en el Área de esquemas, dentro de la pestaña diapositivas en miniatura, selecciono con el botón izquierdo del Mouse, mantengo, arrastro la diapositiva hasta la nueva ubicación y libero el botón izquierdo del Mouse.
Sobre la diapositiva acciono el botón derecho del Mouse, se abre un menú, selecciono “cortar”. A continuación en el Área de esquemas, pestaña de mini diapositivas, selecciono la diapositiva anterior a la que quiero agregar, acciono el botón derecho del Mouse, elijo del menú el comando pegar.
Otra opción es seguir la secuencia anterior pero en lugar de usar el menú que se abre al accionar el botón derecho del Mouse, se utiliza los comandos que se encuentran en “Edición” de la Barra de menú.

Duplicar diapositivas
Se repite la segunda opción del procedimiento anterior pero en este caso se elige “copiar” y luego se continúa de la misma forma.
Esto también se puede realizar por medio de “edición” de la Barra de menú.

Cambiar el nombre del autor de la presentación
Con el fin de identificar el autor de una presentación se deja registrado en nombre de quien realizo el trabajo con las diapositivas. Para esto se sigue la siguiente secuencia:
Barra de menú, herramientas, opciones, general, información del usuario:
Nombre e Iniciales.
Para verificar que se ha realizado la modificación: Barra de menú, archivo, propiedades, resumen y se confirma la modificación realizada, aceptando.
En algunos casos la modificación se obtiene cuando se cierra la presentación, al volver a abrirla ya ha cambiado la autoría.

ENTORNO DE TRABAJO

Antes de comenzar con el tema propuesto es conveniente dejar algunas cosas sencillas aclaradas.
En el procesador de texto Word usamos hojas, en la herramienta Excel usamos planillas y en Power Point usamos diapositivas, también llamados acetatos.
En los archivos Word la extensión que acompaña al nombre es doc, en Excel es xls, mientras que en el caso de archivos Power Point es ppt.

¿Cómo ubicar Power Point?
Se puede entrar al programa por varios caminos, esto también depende de la computadora. Puede ser que exista un acceso directo desde el escritorio, o bien accionando el botón inicio se despliega un menú de herramientas y ahí tenemos el icono, o bien y lo más seguro es siguiendo la secuencia que a continuación se presenta:
Botón de inicio, Todos los Programas, Microsoft Office, Power Point

Descripción del entorno de trabajo de PP
a. Barra de título
b. Barra de Menú
c. Barra de Herramienta
d. Barra de Estado
e. Barra de Desplazamiento
f. Barra de Formato
g. Barra de Dibujo
h. Área de Notas
i. Área de Esquema
j. Panel de tareas
k. Diapositiva Seleccionada/Área de trabajo
l. Botones de Vistas
m. Botones de Cierre

A continuación se explica brevemente algunos de los componentes que encontramos cuando se abre la herramienta PP

a. En esta barra se encuentra el nombre del archivo abierto. Si aún no tiene nombre se le asigna uno momentáneamente llamado “Presentación 1”
Aquí se encuentran en el extremo derecho los botones de cierre del programa, minimización y restauración de la presentación. Si accionamos el botón de cierre que está debajo de ellos, se cierra la presentación pero no el programa.

b. Contiene las operaciones que nos permiten realizar PP con nuestras presentaciones, estas operaciones suelen ir agrupadas en menús desplegables. Cada operación se puede ejecutar por medio de su selección en el menú desplegable o bien por el accionar de dos teclas en forma simultanea.

Los menús desplegables contienen tres tipos de elementos:
Elemento con menú desplegable
Elemento que son comandos inmediatos
Elementos que son comandos ventana

En el primer al situarse sobre él se abre un submenú. Se los reconoce porque tienen a la derecha de la palabra el símbolo W

Por ejemplo Insertar - Imagen
En el segundo caso se ejecutan en forma inmediata, a la derecha de la palabra que representa la operación no hay ningún elemento. Por ejemplo Insertar - Cuadro de texto.

Por último tenemos aquellas operación que al seleccionarlas se abre un cuadro de dialogo donde se presentan diferentes opciones y hay que proceder a aceptarlas o rechazarlas. Se los reconoce ya que a la derecha de la palabra que representa la operación hay tres puntos sucesivos. Por ejemplo Insertar – Tabla

c. Para aquellas operaciones más frecuentes se puede establecer una barra de herramientas o comandos como ser el que corresponde al grupo formato o dibujo, u otros, su configuración depende de las necesidades del usuario.

d. Muchas veces se abren varios archivos que luego olvidamos, una de las funciones de la barra es recordarnos cuales archivos están en abiertos. También en ella encontramos el idioma, tipo de diseño y otros.

e. Su función es permitirnos desplazarnos en sentido vertical y horizontal. Ellas aparecen cuando todo el trabajo no entra en la pantalla.

f. Se utilizan para escribir información que ayuda al orador, aunque no se ve cuando se realiza la presentación.

g. Muestra una pre-visualización de todo lo escrito en las diapositivas que se van realizando. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá en el área de trabajo. En esta área se distinguen el número de la diapositiva, se la representa en miniatura y el contenido de la información. Esta visión al ser general permite realizar interesantes correcciones.

h. Con ellos se puede elegir la forma en que queremos ver nuestro trabajo: Ver todas las diapositivas a la vez, ejecutar la presentación a pantalla completa, o ver la diapositiva que deseamos modificar o sobre la cual estamos trabajando.

i. Es una forma de tener a mano una serie de comandos propios de Power Point que son muy útiles cuando no se tiene mucho dominio de la herramienta.
Las funciones, guardar, guardar como, cerrar presentación, cerrar herramienta, abrir nueva, abrir existente, salvo muy pequeñas variantes son similares al procesador de texto Word.

j. En el panel de tareas se encuentran algunos comandos, relacionados con el diseño de la presentación.

k. En el centro de la zona de trabajo se encuentra la diapositiva sobre la cual estamos trabajando.

l. Los diferentes tipos de vistas se pueden obtener a través de estos tres botones, también se puede acceder a las diferentes formas de vistas a través de la barra de menú, ver, normal, clasificador de diapositivas, presentación con diapositivas.
La vista normal es una de las más usadas cuando creamos la presentación y esta forma esta predeterminada al abrir la herramienta. Desde esta forma se diseña y modifica la diapositiva con facilidad, también se tiene un acceso fácil a los comandos. De los botones de vistas es el primero a la izquierda
El segundo botón es el clasificador de diapositivas, esta visualización presenta a todas las diapositivas en miniatura y ordenadas por la secuencia de aparición en conjunto. Nos permite observar el trabajo en conjunto, facilita el mover, copiar, omitir, mantener o modificar características del diseño.
El tercer botón, presentación con diapositivas, permite ver la presentación a partir de la diapositiva seleccionada con sus efectos de multimedia

PRESENTACIONES EXITOSAS

LA INFORMACION
Simple, clara y consistente
Progresiva y enfocada
Usar la sorpresa para atraer la atención, no para distraer
Si se trabajan muchos temas a la vez genera falta de enfoque
Las palabras son un soporte definitivo para la comunicación
Las imágenes esenciales simplifican ideas complejas
Seleccionar los puntos focales para dirigir la atención a áreas especificas
El tamaño de la información implica importancia
Para la secuencia o pasos usar viñetas, las viñetas han de estar alineadas no usar viñetas a desnivel o subjerárquicas ya que generan confusión
Los gráficos, tablas, etc. deben ser lo más simples posible, ya que si son llamativos distraen a la audiencia
No siempre la imagen sustituye la expresión
 No más de seis líneas por diapositiva
 No más de siete palabras por línea
 Máximo seis acetatos por minuto
 Pocas palabras bastan
 Nunca más de una idea por acetato
 Coherencia gráfica

EL FORMATO DE LA INFORMACION
Se debe poder leer a dos metros de distancia
Usar tipografía Palo o Sans Serif (sin gracia) como ser Arial, Book artique, Century, Time new roman, Tahoma, etc.
Se recomienda letra normal, negrita, evitando la cursiva.
El subrayado distrae y confunde, para enfatizar usar colores.
Todo en mayúsculas es difícil de leer, se recomienda mayúscula en el primer carácter ya que es más fácil de leer.
El tamaño mínimo son 24 puntos
El tamaña para el contenido se sugiere de 28 puntos
El tamañazo para el titulo se sugiere de 36 puntos

EL COLOR
Debe ser contrastante entre el fondo y el texto
Usar colores complementarios
Atención que muchos colores distraen y confunden
Claro sobre Oscuro para grandes auditorios
Oscuro sobre Claro para pequeños auditorios
Para el fondo se recomiendo color plano mejor que degradado. Un solo color resulta más fácil de combinar con el de las letras, que el paso de un color a otro.
El color se recomienda que sea suave ya que los fuertes son molestos y cansan la vista
Evitar las texturas ya que añaden detalles y por lo tanto distraen

MUTIMEDIA, sonido, imagen, movimiento, animaciones, hipervínculos
Evitar las texturas ya que añaden detalles y por lo tanto distraen
Usar los sonidos solo cuando sea necesario
Los efectos de transición generalmente son molestos, no siempre mejoran la presentación
El mejor efecto es “Aparecer” “Desaparecer”
Las animaciones han de ser simples porque distraen mucho y deben ser pertinentes
Se las utiliza para simplificar relaciones complejas
La aplicación de animación ha de ser sencilla, se recomienda que sea al texto.
Es conveniente que el paso de una diapositiva a otra sea definida por el usuario, no automática